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全国導入事例

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NEC情報サービス事業グループ

NEC情報サービス事業グループ様

株式会社デンセン

株式会社デンセン様

十日町市観光協会

十日町市観光協会様

市立川西病院 

市立川西病院様

KeePer技研株式会社

KeePer技研株式会社

 若尾製菓株式会社

若尾製菓株式会社

 鹿児島建設新聞

鹿児島建設新聞様

 

ミライアル株式会社

ミライアル株式会社様

 NEC情報サービス事業グループ様

NEC事務局長

WaWaOffice(グループウェア)

WaWaReport(汎用レポート)導入/2007年10月

(利用数)
アウトソーシングサービス部会:100ID
経営管理部会:50ID
公共自治体部会:50ID
品質マネジメント部会:50ID
民需ビジネス部会:40ID
 

 

[導入前の課題]

NEC情報サービス事業グループは、NEC系列の協力関係にある地方SIerで構成される通称NETグループと呼ばれるグループです。グループ全体の連携検討事項として「人材育成」「共同開発/共同拡販」「弾の補完」「技術者の補完」を各グループ活動を通して検討、及び実行を行い、各地域、並びにNECグループ内の地位向上を目指すため専門部会を設立し活動を行っています。
各社のサービスや設備などの情報共有や情報交換のために構成された部会ですが、連絡手段といえば個々で行うメールが中心で、部会の案内や出欠も事務局がメールで行っており、5部会を管理する事務局の負担は相当なものでした。
肝心の情報共有も各社年々サービスや営業情報が増えていっているにも関わらず情報共有スペースが設けられておらず、部会が開催された際に配布される資料が唯一の共有資料でした。

 [WaWaシリーズ選定理由]

 やはり、ASPで利用が可能という事とWaWaReport(簡易データベース)機能オプションがあるという点が大きな理由です。
NEC情報サービス事業グループは、前述のとおり全国各地の企業で構成されています。そのため、いつでもどこからでもアクセスできるASPでの運用が必須条件でした。
また、サービスなどの情報共有がNEC情報サービス事業グループ内での課題となっていたのですが、これについてもWaWaReportを使うことにより、各社のメンバーが自社からサービス情報を登録することができ、その情報がすぐに共有されるという点も大きなポイントでした。
各社の重要な情報を共有するわけですから、当然セキュリティ面も考慮する必要があったのですが、SSLによるログインやアカウントロック機能などのセキュリティ機能も備わっており、さらにアフターサポート面でも万全の体制が整備されていて安心して導入を決定することができました。また、導入経費及びランニングコストも他社と比較して安価でした。

[活用方法] 

活用方法主だった活用方法は、回覧板を活用した「会議の案内・出欠」や、WaWaReportによるサービス情報などの「各種情報共有」です。
その他にも、依頼機能を利用した各社に対する「質問やお願い」、掲示板を利用した「トピックスの配信」やネットフォルダを利用した「提案書事例等の電子ファイル共有」なども行っています。
また、各部会の代表メンバーは全部会の「WaWaOffice」にログインできる権限を持っており各部会間での情報共有を行うことができるようになりました。

 

 

導入効果

事例紹介はこちら(PDFダウンロード)

 

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 株式会社デンセン様

維持・管理費用が高額だった過去のグループウェアから、AnnexのASP型システムへ切替。
拠点からの各種申請は、従来のFAX主体から、ワークフロー機能への移行を実現!

本社管理本部 副本部長 高野 氏

Boofy Office-AD

Boofy Office-AD(グループウェア)
Boofy Flow(ワークフロー)
Boofy Report(汎用レポート)
Boofy Analyzer(データ分析)

導入/2008年11月
拠点/本社、12拠点
利用数/170名

 

 本社管理本部 副本部長 高野 氏

 

1.導入の背景(導入前の課題)

長年利用していた以前のグループウェアは、機能は盛りだくさんでしたが、正直一部の機能しか利用できていませんでした。
当社の場合、拠点が複数あるため、拠点間の連絡や各種申請行為は、電話やFAXに頼っていたところがあります。ペーパーレス化を推進する中、グループウェアのリニューアルを検討していました。

過去のシステムは、維持コストもかなりかかっていた為、このあたりも含め改善策を検討していました。 (高野氏) 

2.Boofy Office-AD選定理由・導入効果 

 ASPで利用が可能だった事!
ASPで利用が可能だった事と、PCに特別なソフトウェアをインストールする必要がなかった事は大きな要因です。

操作が簡単である事!
以前のグループウェアも、機能は盛りだくさんでしたが、一部の機能しか利用していませんでした。使い方も複雑だったし、全社に展開するのが正直難しかった。  Boofy Office-ADは、Web環境で動作しますし、マニュアルを見なくても使えるので、導入直後から、全社員が使いこなしています。

ワークフローやレポート機能の各フォームが簡単に作成できる!
各申請書のフォーム作成は、アシスタントの女性社員に担当してもらってます。以前はシートを追加するのにも、専門の方に依頼してましたので、その都度費用も掛かってました。
今は簡単な操作でシートの作成はもちろん、承認ルート変更もできるので、社内の様々な書類のペーパーレス化が進んでます。

拠点の要員の状況が一目で把握できる!
県内外に12か所の拠点があり、拠点間での連絡手段は電話やFax、e-mailに頼っていましたが、現在はBoofy Office-ADのデスクトップから相手の在席状況を確認し次のアクションができるので、助かってます。
以前は、出張から戻った時など、デスクの上に伝言のメモ用紙があふれてましたが、現在はBoofy Office-ADの伝言メモを多用してます。

システム維持コストの削減が目標だった!
過去のシステムは、定期的なバージョンアップと年間サポート費用が高かった、現在はASPサービスの為、かなりコスト削減できました。

株式会社デンセン様の導入効果

3.業務システムとの連携

活用例従来から、基幹業務である“販売管理システム”のデータを、システム操作に慣れた一部の人員が定期的に部門ごとやセールスマン単位に加工・集計し、各要員へ印刷物として配布する事が、一つの作業になっていました。
Boofy Office-ADのオプション「Booffy Analizer」機能を利用する事で、自動で基幹業務のサマリーデータがデスクトップ上で見えるようになる事で、各セールスマンもリアルタイムに状況把握が可能になりました。
作業軽減になり、また紙の節約に役立ってます。 (高野氏) 
 

 

 

 

 

4.今後の活用方法

 【グループウェアの機能に対し、今後さらに期待する内容はございますか?】
グループウェアシステムは、社内の情報共有に役立つ仕組みと考えていますが、販売管理の情報に加え、物件管理・顧客管理等のデータも連携させ、各社員がその役職に応じて必要な情報を、すべてがこのBoofy Office-ADから簡単に参照可できるようになる事が、理想だと思っています。
また、社員の日報管理に関しても、現状はワープロ文書の報告になっていますので、SFA機能の導入検討も進めて、各種情報の一元管理を可能にしたいと考えています。 (高野氏)

 ~ Boofy Office-ADのオプションである、SFA・顧客管理機能をさらに追加提案し、検討頂いています ~

5.社内への浸透

システムを切り替えた直後は、戸惑った社員もいたようですが、今では全社員が使いこなしています。
以前にはなかった、システムに対する新たな要求や相談が、グループウェアの機能である“回覧”や“依頼”を利用して、本部に通知されてきます。社員自身が、便利で有効な使い方を考えてくれています。(高野氏)

お客様DATA

株式会社デンセン株式会社デンセン

 

本社 :長野県長野市
事業所 :長野県(長野・上田・中野・松本・佐久)
群馬県(富岡市)、新潟県(長岡市)
神奈川県(相模原市) 全12拠点 
設立  :1945年12月
従業員数:174名
事業内容:長野県を中心に、電設資材・特機資材卸売業、太陽光発電事業、介護福祉サポート事業を展開

 

 

 

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 一般社団法人 十日町市観光協会 様

コミュニケーション強化に匠tacmiをフル活用! 匠tacmiを導入したことによるマイナス要素は一切なし!!

事務局長 重野氏 小林氏

 

匠tacmiご利用環境
匠tacmi(グループウェア)
匠tacmi Work flow(ワークフロー)

導入/2012年4月
拠点数/5拠点

 事務局長 重野氏 小林氏

 

1.導入の背景(導入前の課題)

本部と支部間の連絡体制の構築
十日町市からの観光振興に関する事務事業の移管に伴い職員が増員となりました。特に支部職員が採用されることにより、本部と支部間の連絡体制の構築及び、各職員間の情報システムの導入が必要となっていました。
本部と支部が距離的に離れていることもあり、コミュニケーション不足も懸念していました。  

2.匠tacmi選定理由

システムの利便性と価格
必要な機能だけを使用できる選択の自由と、機能が充実していること。また、低価格での導入が可能であったことが決め手となりました。
市内の企業の製品であることから、サポート体制が整っている点もプラスとなりました。 

3.導入の効果

業務効率アップ・経費削減
 導入前は、電子メールやTEL・FAX等でデータのやり取りや連絡をおこなっていました。電子メールを送った後に相手がちゃんと確認してくれているのか不安になりTELをしてさらに確認をしたりと、無駄な作業が発生していました。匠tacmiを導入したことにより、ローカルメールの送信箱から相手の既読確認ができるようになったため作業が軽減されました。
また、全職員間でローカルメールが使用できるようになり、利便性が高まりました。紙で管理していた掲示板・回覧板・施設予約が匠tacmiで利用できることにより、経費削減につながりました。
導入効果


4.今後の活用方法

ワークフローのさらなる活用  

 現在本部のみで使用しているワークフローを組織全体で利用できるように環境整備等を行い、決裁処理を本部に集約することにより、業務の効率化を図って行きたいと考えています。また、ペーパレス化を進めることにより、環境への配慮や今後の経費削減につなげたいと思っています。

電子会議室の活用 

 電子会議室をまだ使用していないため、ローカルメールでのやり取りが頻繁になっています。
今後、電子会議室を活用して、更なるコミュニケーションを図って行きたいと考えています。

 

5.社内への浸透

職員全員が抵抗なく使用を開始することができた

最初の頃は使い方についての質問がありましたが、職員全員が積極的に匠tacmiを利用したおかげか、最近は使いこなせています。他の人のスケジュールを修正できないようにしたことにより、自発性が生まれたのではないかと思います。外出先からも携帯で確認がおこなえるため、出張先から匠tacmiをチェックするほど浸透しています。

お客様DATA


一般社団法人十日町市観光協会

一般社団法人 十日町市観光協会
所在地 : 新潟県十日町市

URL   : http://www.tokamachishikankou.jp/(外部サイトへリンク) 

 

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 市立川西病院 様

院内ポータルとCESSグループウェアの組み合わせで、 院内情報への迅速なアクセスと機密性を確保。

企画室情報室

CESSグループウェアご利用環境

◆グループウェア
◆レポート
◆ワークフロー(利用予定)

導入/
2010年4月
利用数/
700名 

企画室 入江副主幹 と情報室のメンバー

 

1. 導入前の課題

画面【医療機関特有の環境により院内の情報の共有が困難であった。】
医療機関では常時迅速な対応が求められるため、パソコンなどの端末は共通IDでログインするなど、個人の環境でIT環境を利用することが大変困難な状況であった。パソコンは常にログイン状態で立ち上げてあり、利用者が個別のIDを使ってログインし直すような運用は現実的ではなかった。
そのため、院内の情報は共通フォルダに保管はされていたが、アクセスに関する制限などは無く、また情報を入手するには、そのフォルダに自らアクセスをする必要があり重要情報をすべての職員に届けるにはどうしても人手を介する必要があった。

 

 

 

 

 

 

 

2.導入の効果

【院内ポータルによる公開情報の共有】
もともと、院内のマニュアルの整備を目的として院内向けのCMSの導入を進めていたが、誰でもが簡単に更新できることから、各部門や診療科などからの情報発信の場としても活用できるよう院内情報ポータルとして構築することとした。
そしてこの院内情報ポータルサイト(BRAIN)を設置することにより、公開情報・正式情報の所在を明確にすることができ、誰でも・いつでも最新の正確な情報に簡単にたどり着くことができるようになった。
また、院内ポータルに各基幹系システムやCESSグループウェアの起動用アイコンを設置し、院内ポータルへのアクセスを確実なものとすることで、必要情報を職員の目に確実に届けることができるようになった。

【グループウェアによる機密情報の共有】 
院内ポータルサイトを構築したことで、グループウェアとの役割のすみわけが課題となった。そこで、ポータルサイトは公開情報・確定情報など誰でもが自由にアクセスできる情報の掲載の場、グループウェアは限定的な情報、整理途上の情報など限られた利用者で共有する情報の管理・保管の場として定義することとした。
これによって、各部門や診療科など各組織やグループへの限定的な情報はグループウェアに掲載することにより、的確・確実に必要な人たちへ届けることが可能となった。また、ワーキンググループなどでの整理途中の情報についても、関係者間で確実に共有・共同することができるようになり、作業の効率化を図ることができた。

【レポート機能を使ったヒヤリハット情報の収集】 ヒヤリハットの画面イメージ
オプション機能のレポート機能を使って、ヒヤリハット情報の収集を行っている。登録者の指名が表示されてしまうなど、運用でカバーすべき点もあるが、情報を確実に収集できるようになるとともに、情報がデジタルデータとして収集されるので、収集したデータをCSV出力し医療安全での評価や集計、統計情報の作成など容易に行うことができ、情報を正確・確実・迅速に公開できるようになっている。

 

 

 

【ヒヤリハットの画面イメージ】

 
導入効果

 

 3.今後の活用方法

【電子申請機能への取り組み】
 オプション機能のワークフロー機能を採用することで、迅速・確実な電子申請の実現とペーパーレス化に取り組みをすすめる。
申請を電子化・IT化することで、申請の紛失や遅延などのトラブルを未然に防ぐことに期待している。
また、物理的な用紙をできるだけ使わなくすることで、環境にも配慮したペーパーレス化の活動も推進していきたいと考えている。

 

4.院内への浸透

【運用の徹底と直観的な操作性で院内に浸透】
 院内ポータルとCESSグループウェアの機能的に似通ったシステムを同時に稼働することとなったため両者の役割を明確にすることが難しかった。しかし使用していく中で運用ルールが徐々に構築でき、今では混乱もなくシステムを使用できるようになっている。
また段階的にオプション機能を追加することで、利用する職員の利用の慣れを防ぎ、ルールの見直し・改善の機会として活用することもできている。

お客様DATA

外観 市立川西病院
 所在地 : 兵庫県川西市

病院理念: 市民及び地域住民の安心と信頼が得られる病院づくりと、良質な医療の提供をめざします。

 

 

 

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 KeePer技研株式会社様

Office-PRISMのフレームを活用し、顧客・店舗管理業務をクラウドで実現!
各店舗の実績を統合管理し、リアルタイムに実績の確認ができ、情報伝達がスピードUP。

[お客様DATA]

 お客様DATA

設立 : 平成5年2月
営業所(トレーニングセンター) : 全国主要都市に所在
KeePerLABO店舗 : 全国に数十店舗展開
事業内容 :
洗車用ケミカル(開発・製造・販売)
洗車事業(プロデュース・コンサルティング)
洗車用機器(開発・製造・販売)
カーコーティングプロショップ「KeePer LABO」の運営 http://www.keeperlabo.jp/(外部サイトへリンク)

「塗装面改善の方向性」という独自の考え方で多数の特許を取得し、あらゆるケミカルから機器、道具まですべてにオリジナル性をもって日本の洗車シーンをリードしています。

[導入前の課題]

これまでは、店舗毎に独立したPOSがあり、毎日メール及びFAXにて発信される情報をもとに管理・分析を行ってきましたが、それにかかる事務作業の負担は本部・店舗ともに相当なものでした。

・店舗での締処理に時間をかけており「閉店=帰宅」となる事で、社員の拘束時間を減らしたい。
・顧客情報を統合管理したい。 
・今後の店舗数拡大の際、準備をシンプルかつ短期間で行いたい。

  

[Office-PRISM選定理由]

クラウドでの導入となり、ネットワーク断線時の懸念がありましたが、それ以上に、Office-PRISMの利点を生かし情報をセキュアに一元管理/共有でき、かつリアルタイムに店舗の状況を確認できるという点に魅力を感じました。
店舗のシフト管理においても、各店の出勤予定が確認できることから、予約が集中した店舗への人員配置・天候・状況に応じた体制が可能となり、より効率的・効果的な運営が可能になると判断しました。
また、一般的なPOSとは異なり、専用の機器・専用ネットワークの準備が不要な為、今後の新規出店時における初期導入費用、ランニングコストが抑えられる点も選定理由の一つです。
これまでは、PC-POSで情報が店舗に存在し、セキュリティの面での懸念もありましたし、パソコンの故障の際は、現地のハード環境に依存する事から調査・復旧対応に時間を要する事もありました。しかし、Office-PRISMの導入によって、Webシステムの利便性が最大限に活かされ、システム運営に伴うサポートの効率化や豊富な機能が即座に反映されることにより、多くの導入効果を感じることが出来ました。

 


[活用方法]

活用方法Office-PRISMのフレームを活かし店舗管理機能(※カスタマイズ)を加え、POS・顧客管理システムとして店舗全般の運営と情報共有・分析を行っております。
代表的な機能としては、「受注・精算」業務です。
お客様からのご予約、ご来店による、施工作業は全てこの画面から登録を行います。
操作性に優れ、直感的に受注業務を行うことができるため、スムーズな接客が可能となりました。
また登録された売上情報からレジ締業務までの一連の作業で、日報のメール配信、全店・店別・部門別の各種集計表の作成など大幅な事務効率化を図ることができました。
蓄積された来店履歴(施工明細)等実績データは、お客様へメンテナンスの「ご連絡・DM発行」による継続的なサポートや、「統計・分析」情報として集計、活用しています。
洗車という特殊な業種に合わせたシステムとなるよう、機能はもちろんのこと、操作性やデザイン性にもこだわり、 納得のシステムに仕上がりました。

 

 

 

  

 

導入効果

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若尾製菓 株式会社様  コミュニケーションツールとしてOffice-PRISMはなくてはならないものとなる!

[お客様DATA]

若尾製菓株式会社

若尾製菓株式会社外観

所在地 岐阜県美濃加茂市

経営理念 「幸せの創造」

事業内容 観光土産用洋菓子製造、OEM製造請負

社員数 230名(3工場合計)

オフィシャルサイト http://www.wakaoseika.com(外部サイトへリンク)

 

”桁違いによい商品創り”を信念にお客様から「信頼される製菓工場」を目指します。

[導入の背景] 

社員同士のコミュニケーションは、内線電話、電子メール、社内の掲示物や回覧等で行っていた為、様々な情報の伝達遅れにより、意思の疎通が図りにくく、社員の不満となっていました。また、サーバー上の共有ネットワークフォルダファイルのセキュリティー管理も甘く、勝手にフォルダやファイルの追加や削除が行われ、非常に困っていました。

[Office-PRISM選定理由]

  コミュニケーションツールOffice-PRISMの説明を受け、機能性、操作性、経済性、発展性に優れている点で迷わず導入を決定致しました。

 
[導入の効果]

【複数社員への情報伝達が素早く確実】  

社員間の双方向による情報のやりとりが簡単かつ確実になったことから、情報の伝達や情報の集約にかかる時間が短縮し、業務効率の大幅な改善を図ることが出来ました。また、社員から『聞いていない!』と言ったクレームもなくなり、かつての多くの不満も解消されました。

【ネットワークフォルダのファイルセキュリティ設定や改版履歴管理が簡単に行える】

Office-PRISM導入前は、サーバー上のネットワークフォルダやファイルのセキュリティー管理は、ユーザードメイン単位の簡単なアクセス制限だけでしたが、Office-PRISMのネットワークフォルダやファイルの作成権限や閲覧権限を細かく設定できる機能で、閲覧データのセキュリティーを大幅に強化することが出来ました。
また、各種ISO資料や帳票類等の改版履歴管理も簡単に行えるため担当者の作業負担も軽減されています。

【来客スケジュールの共有化で企業イメージの向上に繋げる】

全ての拠点の来客予定とその内容を共有することにより、受付での失礼のない応対や現場作業員の挨拶励行の促進に効果があり、来客者様から弊社の対応を褒めて頂くことも多くなりました。

【電子会議室での決定事項を直ちに実践し素早く効果を出せる】

責任者が集まり会議を開くまでもない小さな案件は、電子会議室で議題に出し、そこで出た意見を集約したものをまとめ、直ちに実践するスタイルを確立しました。

 【状況把握が楽に】

アンケートや出欠確認を回覧板にて発信することにより、回答状況が一目で把握でき、社員も期限内に回答することによって発信者側の集計などが容易に行えるようになり作業効率につながりました。

[今後の活用方法]

電子会議室の運用を、現在の幹部社員だけに留まらず、一般の社員にも開放し、役職別や所属別、グループ別などの会議室を多数作成し、自由な意見の交換場所としての活用を促進し、様々な問題解決や業務で生かされる決定事項がそこから自主的に生まれるよう導いて行きたいと考えています。

[社内への浸透]

同じ情報を相手に伝える際にも、掲示板、メール、回覧板の3つがあり、最初は運用ルールもなくバラバラでしたが、運用ルールが確立してからはしっかり使い分けが出来るようになりました。個人の予定や来客予定、施設予約、社内イベント等の入力も全員確実に行えるようになり、全拠点で有効に活用しています。また、出張が長い営業部員もこのツールで会社の動きを把握したり、現場に指示を出したり、日々の営業活動を報告したりと今ではなくてはならない必須のツールに成長しています。

若尾製菓株式会社

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株式会社 鹿児島建設新聞様

行動予定などをエクセルで作成し、共有フォルダなどで管理していたが、外出時や支局との連携を踏まえて株式会社南日本情報処理センターのASP型グループウェア「PowerOffice」へ切り替え。
サポート面の安心感と、社内回覧板を紙から電子化することを当初の狙いとして導入を決定。

[お客様DATA]

かごしま建設新聞社屋導入/2007年8月
利用数/40名

所在地
本社  鹿児島市錦江町3-36
支局  鹿屋支局 姶良支局 南薩支局 川内支局 大島支局

創立
昭和31年5月10日

事業内容
日刊「かごしま建設新聞」の発行
県内の入札データベース「Kiss Web」の提供
KissWeb

住まいの雑誌「SU・MI・KA」の発行(年2回)
SUMIKA

http://www.web-sumika.com/

1.導入の背景(導入前の課題) 

本部と県内5支局の連絡体制の構築

建設専門の日刊紙として、本社および県内5支局で日々の取材を行っています。当日の紙面構成にあたって、以前は原稿の出稿状況をミーティングや電話連絡で実施していました。いつ、どこで、だれが、何を取材するのかが、時系列で把握することが困難であったことや、連絡ミスや聞き違いなどにより、紙面構成が変更となることもあり時間のロスにつながっていました。また、総務部門と報道編集部門のフロアーが別になっているため、出入りの多い記者の所在把握が困難であり、お客さまからの電話対応にも行き違いが生じることがありました。

2.PowerOffice選定の理由

紙ベースからの電子化へシフト

パソコンの普及とともに、エクセルなどで行動予定を作成して共有フォルダなどで管理していましたが、外出時や支局との連携を踏まえ、比較的安価での導入が可能なこと。サポート面でも安心できることから、社内の回覧板を紙から電子化することを当初の狙いとして導入を決定しました。

3.導入の効果

業務効率アップ・コスト削減

インターネット環境があればどこからでもログインできるため、社員各自が積極的に利用を始めました。当初目的の回覧版機能も、一斉に送付できることや閲覧確認も確実に把握できるため、社内の連絡手段として確立されています。
スケジュール管理についても、取材予定が入るたびに入力を実施しております。その日の予定はもちろんのこと、1週間および1カ月単位で記事の出稿予定の把握でき、紙面構成の充実にもつながっております。
また、電子会議室を利用することで、定例会議における報告事項の共有を図るとともに、会議ではプロジェクターを利用しているため、コピー枚数も軽減されました。
導入1年後くらいから、営業部門でも積極的に活用されるようになり、顧客情報の共有化が図られております。

導入効果

4.今後の活用方法

導入した当時に比べると、モバイル端末やスマートフォンなど、インターネットを取り巻く環境は劇的に変化しています。WEBサイトと連動した当社独自の記事出稿システムも株式会社南日本情報処理センターで開発していただいているため、将来的にはグループウェアと連動してもっと便利になるように期待しています。今後とも、さらに有効活用を図り、効率的で迅速な意思決定と情報共有を図り、新聞購読者の皆さまにより良い情報の提供につなげていきます。

5.社内への浸透

導入当初を比較すると、社内での活用頻度は大幅に増えています。ただし、スケジュール、行き先案内板への反映など、部署や個々の利用にバラツキがあるのが現状です。今後は、スマートフォンでの活用なども含めて周知徹底を図っていきます。また、メーリング機能を生かして連絡時の電話料金削減などにも取り組んでいきます。

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 ミライアル株式会社 様

BeMatの活用で社内の情報共有を効率化!社員が自分の仕事に集中できる環境づくりを!

[お客様データ]

会社関連図ミライアル株式会社 ミライアル株式会社 様

 ―私たちは事業活動を通じて―

 1.人と自然を大切にしあらゆる人々に愛され社会の発展に貢献します。
 2.先端技術をもって開発を推進し世界の人々に喜ばれる価値を創造します。

 

 ミライアル株式会社
  本  社  :東京都豊島区
  事 業 所 :熊本県菊池市
  設  立  :1968年7月
  従業員数:457名
  事業内容:半導体関連製品事業、その他製品事業
  URL  : http://www.miraial.co.jp/ (外部サイトへリンク)

 

BeMat(グループウェア)ご利用環境  導入/ (前ver)2004年12月~  (現 行)2013年1月~   利用数/ 170ID

1.導入の背景(導入前の課題) 

ミライアル様オフィス社内の情報共有に手間と時間がかかってしまっていた

 以前は各部長を集める会議スケジュールを決定するために、メールや電話を使って空きを確認し予定を調整してまた連絡し…という労力がかかっていました。
また社内施設を利用したいときには、総務部に電話して予約状況を確認してもらい、空いていれば紙ベースの予約表に書き込んでもらうという人に頼った運用を行なっている状態でした。
またその頃は社内規程等の書類は印刷して各管理部門で保管する形をとっていましたが、本来従業員であればいつでも誰でも閲覧できるべき書類にもかかわらず、紙ベースの運用でそれを実現するのは難しかったことを記憶しています。改版されるたびに再印刷して差し替える…という手間もありました。

2.BeMatシリーズ選定の理由

クラウド型・地場の企業・必要な機能が選べる点がポイント

製品を選定するにあたっては様々な候補がありましたが、【クラウド型サービス】【地場の企業が提供している】【自社に必要な機能に絞って利用できる】という点が大きな選定理由となりました。
またこれらの条件を満たした上で、他社と比較しても安価なランニングコストも決め手の一つでした。さらに無料でバージョンアップすることができ、追加費用なしで最新のグループウェアを利用し続けられるという点も、ユーザー目線にたった好感度の高いポイントですね。
実は、検討を始めた当初はクラウド型での利用を予定していたわけではありませんでした。しかし初期導入コストが抑えられ、今後の管理コストも下がるというメリットは大きく、スタート時からのクラウド型利用を決定しました。
現在の運用状態は非常によく、今後もクラウドでの利用を予定しています。

3.導入の効果

情報共有・周知を効率化し、各自がより本業に集中できる環境づくりができたFOSB

BeMat導入の効果は「情報共有・周知を効率化することで、各自が本業に集中できる環境づくりができた」ということです。
スケジュール機能を利用することで、いつでも見やすい画面で各メンバーのスケジュールを確認することができます。早めにメンバーの会議スケジュールを押さえておく、上司の行動予定をあらかじめ確認しておいて自分の予定を立てる…といった時間の調整がスムーズに行えるようになりました。また【非公開】設定を有効活用して、自分の作業スケジュールを立てるために使ったり、作業時刻が指定されている仕事をスケジュールに入力して時間を確保しておき、
会議等が入るのを防いでおく、というメンバーも見られます。

施設予約に関しては、自分ですぐに予約の空き状況を確認して予約できるところがいいですね。 FOUP
会議室はもちろん社用車等の設備もこの施設予約で管理を行なっています。

また現在は社内規程の保管にネットフォルダを有効活用しています。ネットフォルダに保管しておくことで、
従業員はいつでも最新の規程を確認することができるようになりました。さらに社内申請に利用する
全社共通フォーマットもネットフォルダで共有し、各自で必要に応じて取得・利用しています。
細やかな権限設定ができる点も安心できるポイントです。

4.今後の活用方法

さらなる活用を目指して、外部接続制限とワークフローを検討しています社屋写真

当社ではセキュリティ面も重視してシステムの運用を行なっており、現在は社内LANからしか接続できないように制限をかけていますが、次期バージョンから標準で利用できる「外部端末利用設定」機能を活用できればと考えています。
また現在紙ベースで行なっている申請関係を、ワークフローを利用して効率化できないかと検討しているところです。

5. 社内への浸透

スムーズに導入でき、専用サイトなので安心して活用しています

操作性が非常によく導入時に苦労したという記憶はあまりないのですが、従業員はそれぞれ使いこなしているようです。
導入時にしっかりとしたルール決めをしたわけではありませんが、今のところ大きな問題は起こっていません。
当社専用のポータルサイトなので、安心して自由に利用できるという点も大きいのだと思います。

 

導入効果

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 株式会社サンメディカル 様

会社ロゴ

[お客様データ]

株式会社サンメディカル 様

 ―- 介護する人も介護される人も優しくなれる。そんな介護をサポートします。―

介護に対する要望は、一人ひとり多種多様です。サンメディカルでは、必要な人に、必要なサービスを、必要な時に、必要なくらいお届けするために、スタッフ一同、日々取り組んでいます。みんなが笑顔になれる、そんなサポートを目指しています。

導入: 2012年2月 コンセプト
利用者数: 190 ID

所在地: 岩手県盛岡市
創業: 1993年5月
事業所: 岩手、宮城、秋田、青森
事業内容: 福祉用具のレンタル・販売、福祉施設の運営
URL: http://sunme.jp/index.html(外部サイトへリンク)

 

三浦正氏

営業部 部長 三浦 正氏

1.導入の背景(導入前の課題) 

 

 挿入前は行動予定をホワイトボードで管理していたため、営業担当1人1人の行動が不透明でした。直出直帰した場合行動予定が更新されず、営業担当が行方不明なんてこともありました。営業担当個人としても、連絡が不徹底で顧客との約束の時間を間違ったり、顧客からのクレームや問合せに対する回答が担当本人以外出来ないなど、様々な問題が発生していました。
営業担当にiPadを配布したタイミングと重なったこともあり、

1.「紙の情報共有からデータの情報共有へ切り替えを実現する」

2.「外出先からも情報更新ができて、かつ最新の情報を共有できる」

ツールを探していました。 

2.杜のOffice選定の理由

  • 多数の拠点、外出先でも最新の情報を共有
    本社、拠点12ヵ所および外出先において、最新の情報を共有できなかったという課題が解決されました。

  • システム管理が不要
    業界の特性上、システムに詳しい職員は多くありません。クラウドサービスを利用することでハードウェア等のメンテナンスや障害時の対応が不要でした。

  • 信頼できるパートナーの独自サービス
    他のメーカーのサービスを利用することもできましたが、クラウドサービスはメーカーサポートに注力されていないことが多く、サポートに不安がありました。しかし、信頼できるパートナーであるテクノ・マインドの独自サービスである「杜のOffice」は、サポートの不安を一掃してくれました。

3.導入の効果

  • スケジュールの共有ができる
    本社、拠点12ヵ所および外出先において、最新の情報を共有できなかったという課題が解決されました。

  • 機材の予約が即時可能
    個人の手帳にしか記載されていなかった長期的な予定が公開されたことにより、他の社員のスケジュールが確認できるようになりました。そのため、他の社員とのスケジュール調整が簡単になり一方的なスケジュールの決定が無くなりました。
  • 外出先からでも日報を作成可能信頼できるパートナーの独自サービス
    顧客訪問が夜遅くまでかかってしまうことはよくあります。それから会社に戻って日報を作成するのでは、非常に効率が悪くなってしまいます。外出先からでも日報を作成できるため、営業担当の負担も減り業務効率も向上しました。

 4.今後の活用方法

現在勤怠管理やワークフローの導入を検討しています。杜のOfficeとシームレスにオプション連携するので、導入の障壁は限りなく低いと考えています。これにより社内の業務効率が一段と上がるのではないでしょうか。別途システムを起動する必要がないのは魅力ですね。

5. 社内への浸透

社内で積極的に利用するよう推進して、職員が杜のOfficeの良さを実感したためか、タブレットやPCに不慣れな職員にも広く浸透しました。また、いろいろな意味でレスポンスの良い・悪い職員が誰なのか判明しました。社内の人材の見える化にも一役買っています。

 

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